Inleiding.
Annewim I Hilzijn I Yuna is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt daarom het doel van de verwerking van persoonsgegevens en de middelen daarvoor. De organisatie verwerkt regelmatig persoonsgegevens overeenkomstig bepaalde doelen en middelen en houdt zich daarbij aan de wet.
Annewim I Hilzijn I Yuna respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt deze informatie strikt vertrouwelijk. Annewim I Hilzijn I Yuna gaat zorgvuldig met de persoonsgegevens van haar cliënten en hun ouders, alsmede van diverse andere personen, werknemers of belanghebbenden, om.
Annewim I Hilzijn I Yuna legt in deze privacyverklaring uit welke persoonsgegevens door haar worden verwerkt en voor welke doeleinden. Wij raden u aan deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen. Waar in deze privacyverklaring van persoonsgegevens wordt gesproken, wordt hiermee uitdrukkelijk bedoeld zowel de persoonsgegevens van de cliënten als de persoonsgegevens van hun ouders of andere belanghebbenden.
Deze privacyverklaring geldt niet voor de verwerking van persoonsgegevens door derden. Indien op de website van Annewim I Hilzijn I Yuna bijvoorbeeld door middel van een link wordt doorverwezen naar een andere website (denk hierbij aan een YouTube-filmpje, een Facebook-link, en dergelijke) dan is deze privacyverklaring niet op de verwerking van persoonsgegevens door deze website van toepassing. In dat geval is de privacyverklaring van de betreffende dienst van toepassing.
Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot de manager Kwaliteit: rik@hilzijn.com.
Persoonsgegevens.
Annewim I Hilzijn I Yuna verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.
2.1 Inschrijving.
Voor de inschrijving binnen een van onze afdelingen hebben wij diverse persoonsgegevens van de persoon nodig, waaronder pasfoto, naam, voorletters, geboortedatum, geslacht, adres en contactgegevens.
Deze persoonsgegevens verwerken wij uitsluitend met het doel om in te kunnen schrijven. Deze persoonsgegevens worden zo lang als noodzakelijk in onze administratie opgeslagen. Dit is in ieder geval noodzakelijk gedurende de inschrijving, maar ook daarna indien wettelijke verplichtingen die voorschrijven.
Bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken
Zorggroep Annewim I Hilzijn I Yuna verwerkt, indien noodzakelijk voor de dienstverlening , de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van cliënten:
- Gezondheid
- Diagnostiek
- Strafrechtelijk verleden
- Burgerservicenummer
2.2. Sollicitanten.
Annewim I Hilzijn I Yuna verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke
contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de
naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau
en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant, alsmede een verklaring omtrent gedrag. Deze
gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk 4
weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft
kan Annewim I Hilzijn I Yuna uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de
toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen.
2.3 Ontvanger.
Wij delen de persoonsgegevens cliënten en belanghebbenden niet met bedrijven, organisaties en
individuen buiten Annewim I Hilzijn I Yuna, behalve in een van de volgende omstandigheden:
2.3.1 Met uw toestemming.
Met uw toestemming kunnen wij de persoonsgegevens van de cliënt aan andere partijen
doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en
wat de gevolgen daarvan zijn. Voor het gebruik van foto's en video-opnames van cliënten op
bijvoorbeeld onze website vragen wij altijd vooraf om uw schriftelijke toestemming. U mag altijd besluiten
deze toestemming niet te geven, of om een eerder gegeven toestemming in te trekken. In dit
laatste geval blijft de toestemming ten aanzien van het gebruik van de persoonsgegevens tot
aan het intrekken van uw toestemming onaangetast.
2.3.2 Voor externe verwerking.
We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen
verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy-beleid en
andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners
verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en beheerder van onze digitale werkomgeving en
administratie.
2.3.3 Wettelijke verplichting.
Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens
verstrekken.
Annewim I Hilzijn I Yuna maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen
dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.
2.3.4.Bewaartermijn.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht
op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Zodra uw persoonsgegevens niet
meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij deze oorspronkelijk hebben verzameld, zullen wij
uw gegevens voor zover mogelijk verwijderen:
Cliëntdossier 15 jaar na uit zorg,
Medicatielijsten 2 jaar na uit zorg,
Personeelsdossier 7 jaar na dienstverband te weten:
Sommige gegevens uit de salarisadministratie dienen 7 jaar bewaard te worden. Die gegevens zijn nodig voor de Belastingdienst.
Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer moet 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaard blijven.
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier staat niet in de wet hoe lang deze bewaard moeten blijven. . Over het algemeen geldt dat deze 2 jaar bewaard moeten blijven nadat de werknemer uit dienst is.
Voorbeelden van dit soort gegevens zijn:
verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin;
correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag;
afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad;
getuigschriften;
verzuimfrequentie.
Langer bewaren.
U kunt gegevens van uw (ex-)werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict met deze werknemer is (geweest) of als er een rechtszaak loopt.
2.3.5 Cookiebeleid.
Om ervoor te zorgen dat de website goed functioneert, maakt Annewim I Hilzijn I Yuna gebruik van
technieken waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, zoals cookies.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek op een website wordt
opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies hebben als doel
om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige cookies
hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren.
Typen cookies.
We maken onderscheid tussen cookies waarvoor wij uw toestemming nodig hebben en cookies waarbij wij uw toestemming niet nodig hebben.
Toestemming Vrije cookies zijn bijvoorbeeld analytische en functionele cookies. Hier maken wij op onze website gebruik van. Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert en zij hebben nauwelijks gevolgen voor uw privacy. Daarom hebben wij hiervoor uw toestemming niet nodig.
Cookies waarvoor wij uw toestemming wel nodig hebben zijn tracking cookies en (analytische) cookies van derden. Dit soort cookies verwerken persoonsgegevens buiten uw gezichtsveld. Op onze website hebben wij links naar YouTube-filmpjes, Google Maps kaarten, clooser.nl en dergelijke geplaatst. Deze aanbieders maken gebruik van cookies waarvoor uw toestemming is vereist. Omdat het hier gaat om cookies van derden hebben wij hiervoor uw toestemming nodig en vragen wij deze ook altijd.
Cookies blokkeren en verwijderen.
Indien u niet wilt dat onze website cookies op uw computer kan opslaan, kunt u dat aangeven
in de cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Indien u de
cookies eenmaal hebt geaccepteerd, krijgt u de cookie melding niet meer te zien. U dient in dat
geval – indien gewenst - de cookies zelf te verwijderen via uw browserinstellingen. U kunt via
de cookiemelding een handleiding raadplegen, waarin u kunt lezen hoe u cookies kunt beheren
en verwijderen.
Ook bij verwerking van uw persoonsgegevens met cookies kunt u al uw rechten uitoefenen die
hierboven in artikel 5 van onze privacyverklaring zijn opgesomd.
2.4 Contact.
U kunt met ons contact opnemen door middel van het sturen van een email naar
Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, vragen wij om de invulling van uw naam,
telefoonnummer, e-mailadres en uw vraag of opmerking. Wij gebruiken uw gegevens
uitsluitend om met u over uw vraag of opmerking in contact te treden.
Uw rechten.
U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten, namelijk het recht op inzage van uw persoonsgegevens en/of die van uw kind, verbetering of aanvulling daarvan, het recht op gegevens wissen, op beperking van verwerking, het recht op overdracht van digitale data naar een andere instelling en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.
3.1 Recht van inzage.
Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk meedelen welke persoonsgegevens wij van u en/of uw kind verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u en/of uw kind hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.
3.2. Verbetering of aanvulling.
Als u inzage in de verwerking van de persoonsgegevens van u en/of uw kind hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. U ontvangt hiervan een bericht.
3.3. Gegevenswissing.
U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen indien deze niet meer relevant zijn voor ons of indien u uw toestemming voor (verdere) verwerking intrekt.
3.4 Beperking verwerking.
Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).
3.5 Overdracht digitale data.
Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt en wij uw gegevens met uw toestemming hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen de digitale persoonsgegevens van u en/of uw kind ( of gezaghebbende) rechtstreeks aan een andere organisatie door te sturen. Dit geldt echter niet voor een papieren dossier.
3.6 Bezwaar.
U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
3.7 Uitoefenen rechten.
Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u
contact opnemen met ons via het e-mailadres van de manager kwaliteit: rik@hilzijn.com
Annewim I Hilzijn I Yunazal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten
weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben.
Worden de persoonsgegevens van u of de client verwerkt op grond van uw toestemming? Dan
heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming
laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.
3.8 Aansprakelijkheid.
Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Annewim I Hilzijn I Yuna kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die op deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.
Klachten
Heeft u een klacht over het gebruik van de persoonsgegevens van u of de cliënt ? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.
AVG; ons beleid t.a.v. gegevensbescherming.
De AVG (algemene verordening gegevensbescherming) is ingevoerd om de privacy van iedereen beter te beschermen. De AVG dwingt ondernemers zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van klanten, personeel of andere personen. We willen kunnen aantonen dat we zich aan deze wet houden.
Het voorkomt fraude en cybercriminaliteit, hier dragen we graag ons steentje aan bij.. Het toepassen van strenge maatregelen en waarborgen op het gebied van gegevensbescherming beschermt niet alleen de persoonsgegevens van personen of klanten, maar ook de gegevens van onze organisatie.
Klik hier voor ons beleid t.a.v. gegevensbescherming.
Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens zonder dat dit mag of zonder dat dit de bedoeling is. Waarbij de oorzaak een inbreuk op de beveiliging van deze gegevens is. Ook het ongewenst vernietigen, verliezen, wijzigen of verstrekken van persoonsgegevens door zo’n inbreuk valt onder een datalek.
Er zijn 3 soorten datalekken:
Inbreuk op de vertrouwelijkheid: persoonsgegevens zijn openbaar gemaakt of er is toegang geweest tot persoonsgegevens. Dit is gebeurd door iemand die daartoe niet bevoegd is. Of dit is per ongeluk gebeurd.
Inbreuk op de integriteit: persoonsgegevens zijn gewijzigd door iemand die daartoe niet bevoegd is. Of dit is per ongeluk gebeurd.
Inbreuk op de beschikbaarheid: de organisatie waar het datalek is (geweest) kan niet meer bij de persoonsgegevens komen. Of de gegevens zijn vernietigd. Dit is gebeurd door iemand die daartoe niet bevoegd is. Of dit is per ongeluk gebeurd.
Afhankelijk van de omstandigheden kan een datalek in meer dan een van deze categorieën vallen.
Bij het constateren van een datalek handelen we volgens het stappenplan van de AP: klik hier voor het stappenplan.
Daarnaast wordt gewert aan het opmaken van een forms, om alle stappen nauwgezet en gecontroleert te laten verlopen en het verloop kunnen beheersen, dan wel goed afronden.
Vragen?
Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar de functionaris voor de
gegevensbescherming. info@hilzijn.com
Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening
Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek
te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.
